Les agendas électroniques pour le travail d’équipe et la productivité

À la SADC d’Abitibi-Ouest, nous utilisons Gmail et les différentes applications de Google Apps depuis plusieurs années. Google Agenda, entre autres, est une application très utile qui nous permet d’être plus efficace comme équipe de travail.

Vous trouverez ci-bas le diaporama qui a servi dans le cadre d’une formation interne. Bien que cette présentation concerne Google Agenda, c’est adaptable aux autres agendas électroniques disponibles en ligne, que ce soit Microsoft, Apple, Zoho ou autre.

Qu’est-ce que Google Agenda?

Google Agenda, c’est une application infonuagique (service en ligne) de Google qui permet de gérer ses agendas et ses événements.

Les différentes fonctionnalités

L’application permet, entre autres :

  • Gestion de plusieurs agendas
  • Partage d’agendas avec des collègues ou personnes à l’extérieur de l’organisation
  • Intégration sur les sites Web
  • Création d’événements et ajout de participants
  • Création d’événements récurrents
  • Ajout de rappels par courriel ou par « pop up »
  • Ajout de pièces jointes à un événement
  • Synchronisation avec les appareils (téléphones intelligents, tablettes, etc.)
  • Importation d’événements depuis Gmail (ex: réservation de vol)

Pourquoi utiliser des agendas partagés dans un organisation?

Les raisons d’utilisation d’agendas électroniques et partagés dans un contexte de travail sont multiples.

Faciliter le travail d’équipe

Premièrement, ces agendas facilitent le travail d’équipe. Par exemple, il est possible de planifier une rencontre en vérifiant au préalable l’agenda de ses collègues. Une fois la rencontre créée dans l’agenda, on envoie l’invitation à ses collègues et l’événement s’ajoute automatiquement dans leur agenda. Dans le même ordre idée, une personne travaillant à la réception d’une organisation peut vérifier rapidement quand un collègue absent ou en réunion sera disponible.

Améliorer la productivité

Deuxièmement, les agendas électroniques permettent un gain en productivité. En centralisant l’information au même endroit, il devient plus rapide de planifier. Aussi, puisque ces agendas sont synchronisés sur tout les appareils d’une personne (ordinateur, téléphone, tablette, etc.), il devient facile de consulter son agenda et d’ajouter des rendez-vous à partir de son téléphone, peut-importe où on se trouve.

Automatiser des événements avec d’autres logiciels

Enfin, plusieurs développeurs d’application s’assurent de la compatibilité des agendas électroniques avec leurs logiciels. Donc si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, un CRM (gestion client), ou d’autres logiciels de gestion, il est très probable qu’une intégration existe avec Google Agenda.

Exemples spécifiques d’utilisation

  • Créer un agenda pour des réservations de salle (chaque salle a son agenda). C’est même possible d’intégrer cet agenda sur un site Web pour que le public puisse en vérifier la disponibilité.
  • Inscrire à l’avance dans l’agenda la date limite de dépôt à un programme (ex: programme d’embauche d’étudiants) et ajouter des rappels par courriel pour ne pas oublier de remplir les formulaires à temps.

Ressources, pour aller plus loin :

Crédit image à la une : Google